شرح النظام خطوة بخطوة

النظام متقسم على أربع مداخل

مش كل الناس بتشوف نفس الشاشات. كل شخص بيدخل من الباب المناسب لشغله، عشان يلاقي أدواته من غير ما يتوه في باقي الشركة.

القوائم اللي تظهر جوه كل لوحة بتعتمد على باقة الاشتراك وعلى صلاحية المستخدم. لو جزء مش ظاهر، غالبًا مش ضمن الباقة أو المستخدم معندوش صلاحية عليه.

لوحة التحكم ولوحات الإدارة

أول صفحة بعد تسجيل الدخول. بتديك صورة سريعة عن اليوم من غير ما تدخل كل قسم لوحده.

إزاي تستخدمه

1. 1 افتح لوحة التحكم من أول القائمة.
2. 2 راجع أرقام المبيعات، والفواتير اللي لسه متتحصّلتش، وتنبيهات المخزون.
3. 3 اضغط الرقم أو السطر اللي يهمك عشان تروح لتفاصيله في القسم المختص.

العملاء والمبيعات

من أول ما حد يهتم بالخدمة، لحد ما يبقى عميل وعنده عرض سعر وبعدين فاتورة. القسم ده هو بداية شغل البيع.

إزاي تستخدمه

1. 1 سجّل العميل المحتمل على مسار المبيعات، وحرّكه من عمود للتاني كلما الحالة تتغير.
2. 2 لما الاهتمام يبقى جدي، افتح عرض سعر وحدّد البنود والسعر والمدة.
3. 3 بعد موافقة العميل، حوّل العرض لفاتورة، أو سجّله عميل دائم لو هتتعاملوا باستمرار.

التوزيع والمناديب

لو البضاعة بتطلع مع مندوب أو عربية، القسم ده بيتابع الحجز والتسليم والجرد اللي على السيارة.

إزاي تستخدمه

1. 1 سجّل الحجز وحدّد المندوب أو العربية.
2. 2 تابع حالة التوصيل من لوحة التوزيع لحد ما الفاتورة تتقفل.
3. 3 اعمل جرد للبضاعة اللي لسه على السيارة عشان الرصيد في المخزن يفضل مطابق.

الخدمات والاشتراكات والدعم

لو بتبيع خدمة متكررة أو اشتراك، أو عندك متجر وعروض، أو العملاء بيفتحوا تذاكر دعم. ده القسم اللي بينظّم العلاقة بعد البيع.

إزاي تستخدمه

1. 1 عرّف الخدمة أو المنتج اللي العميل هيشترك فيه.
2. 2 افتح اشتراك للعميل وحدّد الدورة: شهري أو حسب اتفاقكم.
3. 3 لو العميل واجه مشكلة، التذكرة بتتجمع في الدعم ويرد عليها الفريق من نفس المكان.

المخزون والمنتجات ونقطة البيع

كل حاجة ليها كمية في مخزن: تعريف المنتج، البيع من الشاشة السريعة، والجرد لما العدد الفعلي يختلف عن النظام.

إزاي تستخدمه

1. 1 عرّف المنتج وقسمه وسعره، واربطه بمخزن.
2. 2 لما البضاعة توصل، سجّل استلام. لما تتباع من المحل، استخدم نقطة البيع.
3. 3 راجع تنبيهات النقص، واعمل جرد دوري لو الرصيد على الرف غير الرصيد في النظام.

المالية

بعد ما البيع يحصل، الفلوس لازم تتسجل: فين دخلت، إيه اللي اتدفع، وإيه أثرها على الحسابات. القسم ده هو دفتر الشركة.

إزاي تستخدمه

1. 1 أصدر الفاتورة من قسم الفواتير، أو حوّلها من عرض السعر.
2. 2 لما العميل يدفع، سجّل التحصيل على الخزينة أو البنك المناسب.
3. 3 سجّل المصروف أو الإيراد في يومه، وراجع صندوق الموافقات لو العملية محتاجة اعتماد.

الموردين والمشتريات

الشراء له دورة، مش فاتورة بس. بتطلب، وبعدين تأمر بالشراء، تستلم البضاعة، وأخيرًا تسجّل فاتورة المورد.

إزاي تستخدمه

1. 1 سجّل المورد ببياناته وطريقة التعامل.
2. 2 ابدأ طلب شراء، وحوّله أمر شراء لما يتوافق عليه.
3. 3 عند الاستلام طابق الكمية، وبعدين سجّل فاتورة المشتريات وادفعها من الخزينة.

الموارد البشرية

ملفات الموظفين، حضورهم، إجازاتهم، ورواتبهم. والفروع لو الشركة بتشتغل من أكتر من مكان.

إزاي تستخدمه

1. 1 سجّل الموظف وقسمه وعقده.
2. 2 تابع الحضور والإجازات خلال الشهر.
3. 3 في نهاية الشهر ولّد مسير الرواتب، راجعه، وبعدين ادفعه وأقفل الشهر.

التقارير والمهام والملاحظات

التقارير بتقرأ اللي اتسجل في باقي النظام. المهام والملاحظات للشغل الداخلي اللي مش فاتورة ولا قيد.

إزاي تستخدمه

1. 1 افتح مركز التقارير واختار التقرير والفترة.
2. 2 راجع الرقم من مصدره لو حابة تتأكد: فاتورة، خزينة، أو قيد.
3. 3 سجّل أي متابعة داخلية كمهمة، مش كملاحظة ضايعة في شات.

التواصل والإعدادات

من هنا الرسائل بتطلع للعملاء، ومن هنا كمان بتتظبط الشركة: المستخدمين، الصلاحيات، وبيانات النشاط.

إزاي تستخدمه

1. 1 اربط واتساب أو البريد أو تلجرام من صفحة الإعدادات الخاصة بكل قناة.
2. 2 راجع القالب قبل الإرسال، وبعدين ابعت رسالة واحدة أو حملة.
3. 3 أضف المستخدمين وحدد دور كل واحد، وراجع سجل النشاط لو حابة تعرف مين غيّر إيه.

بوابة العميل والمتجر ولوحات الفريق

باقي المداخل أقصر، لأن كل واحد شايف الجزء اللي يخصه بس. العميل مش بيشوف حسابات الشركة، وموظف المبيعات مش بيشوف الرواتب.